Cet article a été rédigé en vue d’accompagner les structures du secteur médical dans leur mode de communication face à la pandémie. Nous avons rassemblé l’ensemble de nos recommandations pour vous accompagner.
A travers des exemples concrets nous allons vous présenter l’ensemble des solutions qui vont vous permettre de limiter les contacts, les phénomènes d’attroupement et la manipulation de supports traditionnels.
Sommaire
L’affichage dynamique : L’outil de communication utile pour limiter la contamination
1. Gestion à distance de la communication pour éviter les déplacements sur site
2. Gestion des files d’attente, orientation des patients, désengorgement des salles d’attente
3. Limiter la perception du temps d’attente et rassurer les patients, visiteurs
4. Gagner en temps et en flexibilité pour vous concentrer sur les urgences
5. Affichez plusieurs contenus simultanément et augmenter l’attractivité de vos messages
Idées des messages à diffuser au cours de la période pandémique
Quelques avantages sous-jacents de la mise en place de l’affichage dynamique
Vous avez besoin d’accompagnement et d’aide pour la gestion de projet
L’affichage dynamique : l’outil de communication utile pour limiter la contamination
1.Gestion à distance de la communication pour éviter les déplacements sur site
Le principal avantage de l’affichage dynamique est de gérer à distance votre communication sur un ou plusieurs sites. Nous mettons à votre disposition une plateforme web accessible à distance afin de gérer vos contenus, voir ce qui est diffusé sur l’ensemble de vos écrans et ainsi d’être assuré que l’information est parfaitement diffusée.
L’intégration de plusieurs utilisateurs vous permet de laisser la main à plusieurs personnes, avec plusieurs niveaux de droits administrateur (par exemple : accès à un ou plusieurs écrans, accès à une ou plusieurs zones de l’écran, accès uniquement à la création de bandeaux défilants, etc.). Les possibilités sont larges et ont pour but de faciliter la gestion de la communication et de vous faire gagner du temps.
Dans le contexte actuel, cela permet aussi d’éviter : les déplacements sur site lorsqu’ils ne sont pas nécessaires, et limite l’utilisation de papier porteur de germes.
2. Gestion des files d’attente, orientation des patients, désengorgement des salles d’attente
La solution MVUE vous offre la possibilité de connecter votre système d’information interne vous permettant ainsi d’afficher des contenus plus spécifiques, comme la gestion des files d’attente. Pour cela, il faut bien évidemment étudier le système que vous utilisez pour évaluer la possibilité de mettre des connecteurs en place. Cela vous permet de gérer avec un seul écran l’intégralité de vos messages.
Afin de limiter les attentes inutiles, vous pouvez afficher sur vos écrans des messages pour orienter vos patients et visiteurs vers les bons services. Cela a pour objectif de désengorger les zones d’attente.
3. Limiter la perception du temps d’attente et rassurer les patients, visiteurs
L’attente peut parfois sembler interminable pour certains patients, ou visiteurs. La solution d’affichage dynamique MVUE intègre différentes fonctionnalités comme celle de créer des cycles de contenus, avec différents médias qui s’enchainent, mais aussi de créer plusieurs zones sur votre écran, vous permettant ainsi de diffuser plusieurs messages en simultané ou par alternance, et donc d’améliorer l’impact de votre communication en vous assurant que tous les messages à communiquer sont affichés. Alterner des messages informatifs, utiles et ludiques diminuera la perception du temps d’attente, occupera l’esprit des malades/visiteurs afin de diminuer un stress éventuel. L’affichage dynamique a également pour vocation de d’améliorer la satisfaction de vos patients et des personnes qui viennent leur rendre visite.
4. Gagner en temps et en flexibilité pour vous concentrer sur les urgences
Changer un message avec l’affichage dynamique prend seulement quelques minutes. Dans le contexte actuel, comme dans d’autres situations de crise, il peut parfois être indispensable de pousser une information urgente et très rapidement. Grâce à une interface web responsive (compatible sur smartphone et tablette), vous pouvez en quelques clics pousser un message sur un ou plusieurs écrans à distance, s’ils sont bien connectés à internet. Que vous soyez sur site ou en déplacement, vous pouvez continuer de communiquer sur vos écrans. Cet outil de communication vous apporte une flexibilité que vous ne pouvez pas retrouver avec l’affichage papier, que ce soit pour corriger une simple faute de frappe sur un message ou bien pour diffuser une nouvelle information essentielle, vous pouvez la rendre visible en seulement quelques minutes avec l’affichage dynamique.
Vous gagnez également du temps comparé à une impression papier qui vous oblige à envoyer vos contenus aux personnes sur site, qui elles même doivent les imprimer, puis aller les afficher, et les retirer quand l’information n’est plus d’actualité ou que l’affiche est tombée.
5. Affichez plusieurs contenus simultanément et augmenter l’attractivité de vos messages
En cette période de crise, nombreux sont les messages à afficher pour le respect des gestes barrières, la distanciation, l’orientation des patients, la gestion des files d’attente, etc. Grâce à l’affichage dynamique vous pouvez découper votre écran en plusieurs zones, alterner les messages, afficher certaines informations en continu, et mettre en évidence les éléments plus importantes grâce à des bandeaux défilants par exemple.
La création de cycle de médias (=enchainement de différents médias) vous permet d’alterner les messages et les formats (images, photos, vidéos, pages web…). Vous pouvez avoir des zones fixes et des zones avec des contenus qui défilent. Cette méthode de communication permet de capter le regard et donc de rendre l’information plus percutante. A travers cette fonctionnalité, vous avez l’assurance que tous les messages que vous avez à faire passer seront bien diffusés et ils seront davantage consultés.
Idées des messages à diffuser au cours de la période pandémique
Il est essentiel de communiquer, mais on ne sait pas toujours quoi, comment, quand ? Il est important de prendre conscience que l’affichage dynamique peut réellement vous venir en aide et résoudre certains problèmes comme la gestion du temps d’attente, l’afflux massif de patients et visiteurs désorientés, l’impatience des gens, le nonrespect de certains process, le manque de temps de vos équipes pour communiquer, etc. Le premier point est donc d’identifier les points que vous souhaitez améliorer au sein de votre établissement.
Ensuite, de voir si la diffusion de messages informatifs pourrait vous aider dans vos démarches. Pour ces différents aspects, nous sommes à votre disposition pour vous accompagner, et vous conseiller. Fort de notre expérience, nous pourrons réfléchir avec vous à la mise en place de ce mode de communication et vous orienter vers les choix de messages, formats des médias, plannings de diffusions. Sachez que nous pouvons intégrer différents médias de types : images, photos, vidéos, flux RSS, flux Twitter, pages web, SI, widgets, etc. ce qui permet de varier et d’alterner différentes informations
Voici quelques exemples de messages à communiquer :
- Les gestes barrières
- Respect des distances de sécurité sur les zones d’attente
- Les documents à préparer avant la consultation
- Messages apaisants/divertissants pour limiter le stress éventuel
- Orientation vers les différents services médicaux
Quelques avantages sous-jacents de la mise en place de l’affichage dynamique :
- Eloignement des patients des guichets, favorisé par des écrans positionnés dans les zones d’accueil et d’attente
- Désengorger les zones d’attentes grâce à une meilleure orientation des patients et une meilleure communication des informations utiles
- Informer sur les gestes barrières pour favoriser le respect de ceux-là et limiter la propagation du virus
- Libérer du temps à vos équipes pour se focaliser sur les urgences
- Diminuer vos coûts de communication
- Améliorer la satisfaction de vos patients et visiteurs
Vous avez besoin d’accompagnement et d’aide pour la gestion de projet
L’équipe MVUE se compose de membres aux profils bien particuliers afin de vous accompagner au mieux dans la gestion de projets de digitalisation de votre communication. Tous spécialisés dans la communication digitale et ce sous différents aspects, nous sommes composés d’experts du développement web, de graphistes et de chargés de communication. La complémentarité de chaque membre nous permet de vous accompagner de A à Z, de vous conseiller sur la mise en place de vos messages mais aussi sur les aspects techniques et plus particulièrement liés à l’informatique. Conscient que le temps de vos collaborateurs est précieux et que vous souhaitiez qu’ils le consacrent à d’autres priorités, nous mettons également en place des services complémentaires :
Création de contenus :
Pour des besoins ponctuels ou réguliers, nous proposons nos services pour la création de visuels. Que ce soit pour la simple mise en forme de vos idées, ou la création complète de contenus suite à une demande préalablement formulée lors d’un brief créa, nous saurons vous conseiller pour améliorer l’impact de vos messages.
Gestion de la diffusion de contenus :
Nous mettons généralement en place des contrats de gestion de contenus annuel, mais il peut arriver que vos équipes aient une surcharge de travail et veuille se consacrer à des tâches plus urgentes. Pour cela, nos équipes sont à votre disposition pour assurer la bonne diffusion de vos messages. Nous étudions vos besoins et finalisons des contrats de diffusion adaptés et évolutifs.
